pl sk
pl sk

virtualnyHOTEL

Nasz sztandarowy produkt. Wynik wielu lat współpracy z naszymi Klientami i wielu lat tworzenia własnych rozwiązań informatycznych. Zarówno z zakresu programowania jak i ich eksploatacji. Przeznaczenie tego systemu jest bardzo szerokie. Bo i różnorodność w branży hotelowo-gastronomicznej jest bardzo duża. O systemie kilka słów poniżej.

 

Wstęp. VirtualnyHOTEL proponuje współdziałanie dwóch modeli organizacji pracy. Pierwszy model uwzględnia centralną rolę działu recepcji dla całego obiektu. Drugi model uwzględnia autonomiczną rolę pozostałych działów takich jak restauracja, spa, night-club itd pracujących samodzielnie lub na rzecz recepcji. 

Recepcja jest miejscem kluczowym dla obiektu. Tu melduje się i otwiera dokumenty sprzedaży. Tu spływają w trybie on-line wydania z pozostałych działów. Tu na bieżąco można podejrzeć należności i specyfikację zrealizowanych usług na obiekcie. Tu też dzięki przyjętej organizacji pracy szybko odprawia się wyjeżdżających gości zamykając gotową już fakturę/paragon/wydanie itp.  Równocześnie każdy z działów prowadzi własną politykę sprzedaży/upustów/płatności. Wystawia własne dokumenty sprzedaży, kasowe, magazynowe itp. W zależności od potrzeb organizacyjnych firmy kieruje wybrane formy płatności na recepcję (dopisywane do rachunku gościa) lub realizuje na miejscu.

Recepcja. Najważniejsze miejsce należy do aplikacji Recepcja. Obsługuje ona rezerwacje, meldunki i sprzedaż oraz kasę i magazyny Aplikacja daje możliwość pracy z 2 grafikami dla pokoi: ogólnym (rodzaje pokoi) oraz szczegółowym (konkretne pokoje), który pokazuje stanu każdego pokoju na konkretny dzień czyli wyjazd/pobyt/rezerwacja, czysty/brudny itp. Aplikacja Recepcja ma możliwość prowadzenia rezerwacji godzinowych dla sal konferencyjnych, wynajmu urządzeń, sprzętu itp.

Gastronomia. Ten dział obsługują aplikacje Kelner i Magazyn. Aplikacja Kelner przeznaczona jest do prowadzenia sprzedaży oraz rezerwacji dla sal restauracyjnych, stolików, osób itp.  Aplikacja Magazyn spełnia dwie funkcje. Po pierwsze prowadzi klasyczną ewidencję dokumentów przychodów/rozchodów, inwentaryzacje oraz planowanie imprez. Po drugie obsługuje specyfikę tej branży jaką są karty kalkulacyjne. Dzięki kartom można rozchodować asortyment ze stanów magazynowych wg zadanych receptur oraz wyliczyć zakładane i realizowane marże w wyrobach. Rozchody ze stanów magazynowych mogą być realizowane w trybie on-line (natychmiast np. bar) i off-line (na żądanie np. kuchnia). Pozwala to na elastyczne dostosowanie się do organizacji pracy obiektu i obiegu dokumentów.

Na podobnej zasadzie działają inne działy w obiekcie. Mogą posiadać swoje magazyny i kasę. Wystawiać swoje dokumenty sprzedaży i magazynowe. W razie potrzeby kierować żądaną płatność na dokument gościa w recepcji (dopisanie do rachunku).

Spa/Basen/Wellness. W zależności od specyfiki obiektu wykorzystywana jest aplikacja Kasjer taryfikująca czas pobytu oraz naliczająca opłaty z uwzględnieniem pory dnia i dnia tygodnia oraz klasyczne aplikacje sprzedaży usług. Dział ten pracuje najczęściej z wykorzystaniem grafika rezerwacji godzinowych urządzeń i osób (harmonogramu). Płatności realizowane są na miejscu, z wykorzystaniem kart pre-paid/karnetów/voucherów lub przesyłane do recepcji (dopisanie do rachunku).

Kontrola/Rozliczenie/Marketing. W zależności od charakteru i wielkości obiektu działy te wykonują różne funkcje. Generalnie wykorzystują aplikacje systemu VirtualnyHOTEL do raportowania, kontrolowania oraz klasycznej edycji dokumentów. W zależności od potrzeb prowadzą rezerwacje pokoi, sal konferencyjnych, sal restauracyjnych, stolików, urządzeń, osób itp. Dla celów klasycznego nadzoru/kontroli oferujemy aplikację i-Menedżer. Jest to rozwiązanie oparte o przeglądarkę internetową i lokalny serwer www. Aplikacja pozwala zrobić wszystkie raporty dotyczące zajętości obiektu, sprzedaży/kasy oraz przychodów/rozchodów. Podejrzeć rezerwacje, meldunki, dokumenty sprzedaży i magazynowe dowolny okres (dziś, wczoraj, poprzedni tydzień itp) . Zobaczyć aktualne stany magazynowe w wybranym dziale firmy i magazynie.


Aplikacje na smartfony i tablety. VirtualnyHOTEL pozwala wykorzystać tablety jako mobilne stanowiska sprzedaży w gastronomii. Aplikacja i-Kelner pozwala wykonać większość operacji związanych z przyjęciem zamówienia i jego wydrukiem lub wydrukiem paragonu dla Klienta. Rozwiązanie przeznaczone jest głównie dla lokali z dużymi rozległymi salami lub tarasami.

VirtualnyHOTEL pozwala wykorzystać smartfony lub tablety jako mobilne stanowiska pracy dla pokojowych. Dzięki aplikacji i-Pokojowa personel może zmodyfikować status czystości pokoju na brudny/czysty, zobaczyć aktualną listę pokoi opuszczanych / zamieszkałych / rezerwowanych, odebrać/wysłać inne informacje (opisowe) od/do recepcji lub działu techniki. 

Aplikacje dla Klienta. VirtualnyHOTEL oferuje 24 godzinny zautomatyzowany serwis dla gości hotelowych. Aplikacja i-Gość24 korzysta z przeglądarki internetowej i oferuje gościom hotelowym możliwość podglądu ich rachunku w recepcji, zrealizowanych rachunków w gastronomii/spa/night-clubie, wykonanych rozmów telefonicznych. Pozwala zlecić usługi w recepcji typu budzenie/pranie/sprzątanie ze wskazaniem terminu wykonania i umieszczenia opisu własnego. Pozwala zamówić w restauracji wybrane potrawy lub trunki. A przede wszystkim daje możliwość samodzielnego wymeldowania się i wystawienia faktury przez gościa hotelowego (płatność kartą w systemach firm Dot-Pay lub KIR). To wszystko po wpisaniu w przeglądarkę internetową adresu ww.vsc24.net/nazwahotelu.

Inne - rezerwacje on-line. VirtualnyHOTEL pozwala na współpracę on-line z zewnętrznymi portalami rezerwacyjnymi (hrs, profitroom, hotele, expedia itp) oraz własnym portalem rezerwacyjnym (własną stroną www). Cały proces rezerwacji na styku internet a baza lokalna odbywa się automatycznie i nie absorbuje personelu recepcji.

Inne - karty pre-paid/vouchery. VirtualnyHOTEL pozwala na pracę z kartami pre-paid. Działają one na podobnej zasadzie jak karta przedpłacona w telekomach. Użytkownik wpłaca określoną kwotę i otrzymuje doładowaną kartę pre-paid na wpłaconą lub wyższą kwotę (tzw bonus lub gratis). Przy zamykaniu rachunku właściciel wręcza swoją kartę personelowi. Kwota należna pobierana jest z salda karty a na drukarce drukuje się w zależności od przyjętej organizacji pracy paragon fiskalny lub dokument niefiskalny. Saldo karty pre-paid przetrzymywane jest w bazie danych. Jedna karta może być wykorzystywana na całym obiekcie we wszystkich działach firmy. Tego rodzajy karty są często wykorzystywane jako np. prezenty z okazji Dnia Kobiet, upominki świąteczne, weekendowe akcje promocyjne itp. Rozwiązanie to dotyczy przede wszystkim obiektów wielofunkcyjnych (spa, welness, basen, wyciąg).